Evene­men­ten­ver­gunning voor De Nacht van Groningen

Indiendatum: mei 2012
Antwoorddatum: 14 jun. 2012

door de leden van de raad gesteld overeenkomstig artikel 38 van het Reglement van Orde voor de vergaderingen van de raad van de gemeente Groningen.

2012 – Nr. 38.

VRAGEN van de PvdD van de heer G.J. Kelder betreffende evenementenvergunning voor
De Nacht van Groningen.
(Binnengekomen: 23 mei 2012.)

Het college beantwoordt de vragen als volgt:
Groningen, 12 juni 2012.

Inleiding.
De Nacht van Groningen is een loopevenement dat dit jaar voor de 11e keer werd georganiseerd. Traditiegetrouw vindt dit evenement plaats op Hemelvaartsdag (mei) van ieder jaar.
Organisator van het evenement is Stichting Atletiekevenementen Groningen. Topsport Noord Nederland is uitvoerder van het evenement. Het evenement als geheel is aangemerkt als een groot evenement. Het parcours loopt vanaf de Westerkade langs onder andere de Plantsoenbuurt en Hortusbuurt, waarbij het parcours deels door het Noorderplantsoen loopt.

Een evenement wordt aangemerkt als "groot evenement" op basis van de impact die het
evenement heeft op de omgeving. De impact wordt hierbij onder andere bepaald door het soort evenement, het aantal bezoekers en de mate waarin aanvullende zaken geregeld moeten worden
(o.a. verkeersafzettingen).

Voorafgaand aan de beantwoording van de vragen schetsen wij voor u hoe het vergunning-verleningstraject is verlopen en gaan wij in op de rol van de Parkcommissie.

Vergunningverleningstraject.
Op 24 februari 2012 is de aanvraag ingediend. Begin maart is aan de organisator aangegeven dat deze een aantal noodzakelijke aanpassingen moest doen. Zo is op ons advies de start-finishlocatie verplaatst van het Boterdiep naar de Westerkade, omdat het Boterdiep vanwege de verkeersdruk op deze plek niet geschikt werd geacht. Hierdoor wijzigde het parcours enigszins.
Op 11 mei 2012 is de vergunning verleend. Het evenement vond plaats op 17 mei 2012.

De aanvraagtermijn voor een groot evenement is minimaal veertien weken voordat het evenement plaatsvindt. In dit geval heeft de organisator twaalf weken voorafgaand aan het evenement de aanvraag ingediend. Het feit dat de vergunning pas een week voor het evenement verleend kon worden, geeft aan dat wij organisatoren nog meer moeten dwingen de aanvraag tijdig en volledig in te dienen en dat wij de aanvraagtermijn strikter moeten hanteren. Het belang van tijdige vergunningverlening dient niet alleen de organisator maar ook mogelijk derde belanghebbenden, waaronder bewoners.

We streven naar tijdige vergunningverlening Dergelijke aanpassingen in het draaiboek vragen zowel van de organisator als van ons en onze partners in het vergunningsverleningsproces tijd om e.e.a. zorgvuldig uit te denken en te toetsen. De vergunningverlening kan pas definitief plaatsvinden als de aanvraag volledig is en akkoord is bevonden. In de praktijk blijkt dat dit zeker bij grote evenementen weerbarstig is.

Informatievoorziening.
Bij een evenement is de organisator verantwoordelijk voor de informatievoorziening richting omwonenden en andere belanghebbenden. Hierbij is gebruikelijk dat dit ongeveer een week voorafgaand aan het evenement plaatsvindt. Dit is in maart, dus ruim voor de vergunning-verlening, aan de organisator meegedeeld en is ook opgenomen in de vergunning.
De organisator heeft er voor gekozen om eerst informatie op de website en in de buurtkrant te plaatsen en op de dinsdag en woensdag, dus kort voor het evenement, de bewonersbrief te bezorgen. Naar ons oordeel is dit te laat. In de spelregels rond de vergunning geven wij aan dat de bewoners een week van te voren moeten worden geïnformeerd.

Ten behoeve van een zo tijdig mogelijke informatievoorziening aan burgers werken wij met een evenementenkalender om hen te informeren over (aanstaande) evenementen. Deze kalender is op de website van de gemeente beschikbaar. Met de klankbordgroep evenementen, waarin bewoners en evenementenorganisatoren zijn vertegenwoordigd, denken wij op dit moment na over optimalisatie van deze kalender, zodat voor burgers nog duidelijker wordt wanneer welk evenement waar aangevraagd is/plaatsvindt.

Parkcommissie Noorderplantsoen.
De parkcommissie Noorderplantsoen adviseert ons over het houden van grote evenementen in het Noorderplantsoen. De Nacht van Groningen is een groot evenement waarvan het parcours ook door het Noorderplantsoen loopt. Dit evenement vindt daarmee zowel binnen als buiten het Noorderplantsoen plaats. De Parkcommissie had dan ook over dit evenement geïnformeerd moeten worden, om aan haar adviespositie uitvoering te kunnen geven.

Het evenement De nacht van Groningen is voor ons aanleiding het vergunningverleningstraject en de invulling van de rollen van de aan ons adviserende partners daarbinnen nogmaals onder de loep te nemen op situaties die specifieke aandacht vragen, zoals het Noorderplantsoen.

1. Topsport Noord Nederland heeft ruim van tevoren de vergunning aangevraagd, zodat, indien vergund, omwonenden tijdig geïnformeerd zouden kunnen worden en indien gewenst, bezwaar aantekenen. Waarom heeft de Milieudienst pas een week van tevoren de aanvraag vergund?

Doordat de aanvraag twee weken te laat is ontvangen, deze toch nog door ons in behandeling is genomen en door de noodzakelijke aanpassing van het draaiboek en de afstemming daarvan kon pas op 11 mei 2012 de vergunning worden verleend.

2. In de gemeentelijke nota over het evenementenbeleid Feesten in Balans ll, is een aparte paragraaf over het Noorderplantsoen opgenomen. Hier staat bijvoorbeeld in dat er voor het Noorderplantsoen een aparte parkcommissie is opgericht, die wordt geconsulteerd bij alle evenementen die in dit park gepland staan. De aanvraag voor dit evenement is echter niet aan de Parkcommissie voorgelegd. Waarom niet? Wat gaat u doen om herhaling hiervan te voorkomen?

Het klopt dat de aanvraag niet aan de Parkcommissie is voorgelegd. Dat is niet goed omdat dit wel had gemoeten volgens het reglement. Daarom gaan wij op 11 juni 2012 in gesprek met de Parkcommissie over hun rol bij dit soort grote evenementen.

3. In Feesten in Balans lezen we op blz. 25 dat er geen grootschalige evenementen mogen plaatsvinden vóór 1 juli in verband met het broedseizoen van vogels en de kans op verstoring. Kleinschalige evenementen dienen om 20:00 ’s avonds te zijn afgelopen. De “Nacht van Groningen” duurde van 20:00 tot 23:15 en daarna moest er nog worden opgeruimd. Een grootschalig evenement dus, dat plaatsvond op 16 mei, midden in het broedseizoen. Hoe heeft deze aanvraag vergund kunnen worden? Welke afspraken gaat u maken met Topsport Noord Nederland om een herhaling van het evenement zonder verstoring van broedende vogels mogelijk te maken?

Het klopt dat voor 1 juli in verband met het broedseizoen geen grootschalige evenementen mogen plaatsvinden. Wij zijn echter van mening dat in dit geval sprake is van een evenement waarbij de impact voor het Noorderplantsoen beperkt blijft, gezien het feit dat tijdens het evenement enkel op de verharde paden wordt gelopen. Vanwege het broedseizoen staan wij geen randactiviteiten toe.

De impact beoordelen wij aan de hand van regulier gebruik. Zo wordt het park op mooie zomerse dagen tijdens het broedseizoen ook intensief gebruikt.

Wij zullen hierover bij de volgende editie nadere afspraken maken met Topsport Noord Nederland. Hierbij wordt de Parkcommissie betrokken.

4. Hoe is het mogelijk dat de Milieudienst deze aanvraag, voor een evenement tijdens de broedperiode voor vogels, in het Noorderplantsoen, een prachtig park met ecologische waarden, vergund heeft zonder overleg te voeren met de stadsecologen? Wat is de procedure bij het binnenkomen van dergelijke aanvragen? Op welke wijze gaat u borgen dat de stadsecologen altijd geraadpleegd worden door de Milieudienst indien aanvragen voor evenementen in gebieden met ecologische gebieden plaatsvinden?

Alle vergunningaanvragen worden voor advies uitgezet naar onze adviserende partners. Dit evenement laat zien dat je bij evenementen op een kwetsbare locatie als het Noorderplantsoen niet zorgvuldig genoeg kunt zijn. Wij doen er alles aan om een dergelijke situatie in de toekomst te voorkomen.
Zoals we in de inleiding al hebben aangegeven is dit evenment voor ons aanleiding het vergunningverleningstraject en de invulling van de rollen van de aan ons adviserende partners daarbinnen nogmaals onder de loep te nemen op situaties die specifieke aandacht vragen, zoals het Noorderplantsoen. Zie verder onder 3.